Visual Workflow Management - �etr� vz�cny �as

Názov znie mo�no a� príliš odborne, ale je to ako všetko v lean managemente postavené na zdravom rozume. Všetky dôle�ité informácie, stav a priebeh projektov, riziká, návrh postupov ich riešenia a zodpovednosti sú preh�adne graficky zobrazené na nástenke. Aktualizujú sa tý�denne. Kolegy�a ich spracuje a zverejní v�dy v piatok popoludní.

Všetci zainteresovaní majú pred stretnutím dostatok �asu, aby si ich naštudovali a pripravili sa. Ka�dý sa po�as prípravy venuje len svojim témam, a teda v zmysle toho neplytvá �asom pri riešení tém, ktoré sa ho nedotýkajú. Po�as stretnutia sa venujeme len témam, ktoré si vy�adujú riešenie. Navyše robíme to formou „Stand-up meetingu“, po�as ktorého sa nikomu nechce dlho postáva� a riešime len dôle�ité veci. Má to aj �alšiu výhodu, kedyko�vek je mo�né sa vráti� k nástenke a okam�ite si obnovi� informácie.
 

Visual Workflow Management je vhodný pre samostatné riadenie jednotlivých i vä�ších projektov, ako aj pre multiprojektové riadenie. Základným princípom je jednoduchos� a preh�adnos�. Mô�eme ho rozlo�i� na tri základné fázy:

Projektová nástenka

Je zrkadlom stavu sledovaných úloh alebo projektov. Dôle�itá je jej pravidelná aktualizácia, jasnos� obsahu a preh�adnos�. Ka�dá firma má svoje procesy, zvyky a potreby, a preto by si mala obsah toho, �o bude cez nástenku komunikova�, „uši�“ na svoju mieru. Zásadný dôraz je potrebné klás� na odlíšenie stavu úloh. Musia a� „udiera�“ do o�í: kritické stavy typu meškanie a hrozba meškania termínov, nenaplnenie predmetu úlohy, pre�erpanie nákladov a pod. Malo by by� zjavné, �o be�í bez najmenších problémov a �omu je potrebné venova� zvýšenú pozornos�. Na rozlišovanie pou�ívame farebné lístky a iné grafické prvky, ktoré sú jasné a zrozumite�né pre ka�dého �lena tímu.

Stand-up meeting

Vy�aduje si pravidelný termín a povinnú prítomnos� všetkých �lenov tímu. Všetci stoja a od ka�dého sa o�akáva, aby bol pripravený, aby mal perfektný preh�ad o stave svojich úloh a �alšom postupe ich riešenia. Stretnutie by malo by� riadené tak, aby sa nepripúš�ali zbyto�né debaty.

U nás vo firme projekty alebo úlohy, ktoré sú pod kontrolou a bez ozna�enia rizík, pochválime a všetkých zodpovedných pracovníkov týchto úloh oslovíme súhrnnou otázkou, �i je nie�o dôle�ité, �o pova�ujú za potrebné rieši�. Pri úlohách, ktoré je potrebné rieši�, dostáva zodpovedný pracovník otázku, �i to má pripravené a je schopný zabezpe�i� riešenie, o ktorom je presved�ený, �e bude fungova�. Pri odpovedi „áno“ mu prejavíme dôveru a necháme to na neho a prechádzame na �alšiu úlohu. Pri odpovedi „nie“ si dohodneme termín a ú�astníkov samostatného jednania, ktorí sa stretnú a dohodnú �alší postup. Takto ošetríme všetky tie, ktoré si „pýtajú“ riešenie. Tým je náš meeting ukon�ený.
 

Samostatné jednania o h�adaní riešení

Venujú sa jedinému problému a zú�ast�ujú sa ho len tí pracovníci, ktorí mô�u prispie� k jeho riešeniu. Šetrí sa tým �as nezainteresovaných.

Odporú�a sa to robi� hne� po ukon�ení Stand-up meetingu a závery stretnutia by sa mali písomne zachyti� a sprístupni� všetkým �lenom tímu. Navyše je dobré, ke� sa výsledok prejaví aj vizuálne na projektovej nástenke, tak�e mana�ér sa nemusí zú�astni� stretnutia, ale vidí, �i sa robia alebo nerobia opatrenia na zvládnutie problematickej úlohy.

Je to ve�mi jednoduché, rýchlo aplikovate�né a pokia� chcete zavies� lean management do riadenia projektov, tak toto pova�ujem za prvý krok s takmer okam�itými prínosmi.